Administratieve voorkeuren van steeds groter belang

Geef scholen energieGeef scholen energie

Onlangs heeft zich een nieuw groot scholengemeenschap bij Geef Scholen Energie aangesloten, met locaties ten behoeve van primair en voortgezet onderwijs. Deze stichting had 35 kleinzakelijke aansluitingen en 16 grootzakelijke aansluitingen. Doordat de grootzakelijke aansluitingen standaard achteraf op basis van reëel verbruik werden afgerekend, kende zij aanzienlijke schommelingen in de maandelijkse afschrijvingen. Zij vroegen ons een oplossing te bedenken waardoor men meer grip zou hebben op de liquiditeit door het jaar heen. Wij hebben deze kans direct aangegrepen om ook de administratie zo efficiënt mogelijk in te richten voor de toekomst.

Liquiditeit

De grootzakelijke elektra- en GXX-aansluitingen werden standaard achteraf op basis van reëel verbruik werden afgerekend. Voor de liquiditeit betekende dit:

  1. Verbruik. Dat er in de wintermaanden relatief veel verbruik werd geregistreerd en afgerekend, terwijl er gedurende de zomervakantie haast geen kosten in rekening werden gebracht.
  2. Energiebelasting. Dat er in de maanden januari t/m maart veel energiebelasting moest worden afgerekend, omdat de teruglopende energiestaffel op 1 januari van ieder opnieuw begint.

Daarnaast kende iedere kleinzakelijke locatie een verschillende afrekenmoment, waardoor de jaarnota’s op verschillende momenten in het jaar werden verstuurd. Hierdoor sloten de afrekeningen niet aan op de jaarsluiting van de controller.

In samenspraak met de leverancier hebben wij geregeld dat alle aansluitingen, ongeacht of zij klein- of grootzakelijk zijn, tegen voorschotten worden afgerekend. Vervolgens worden alle aansluitingen op één moment afgerekend: deze stichting had een voorkeur voor de maand december. Bijkomend voordeel: men hoeft maar één keer in het jaar alle meterstanden centraal op te nemen.

Ieder jaar worden de voorschotbedragen in januari herzien, op basis van het gerealiseerde verbruik in het voorgaande kalenderjaar en de nieuwe tarieven voor levering, energiebelasting en ODE.

Verzamelnota’s

De stichting ontving per aansluiting maandelijks individuele hardcopy voorschotfacturen vanuit de 2 leveranciers. Daarnaast ontving het per grootzakelijke aansluiting iedere maand een aparte factuur voor de netwerk- en meetkosten per post.

Wij hebben in samenspraak met de administratieve afdeling de administratie grondig aangepast. In verband met interne afspraak wilde men graag dat alle PO en VO locaties op 2 individuele maandelijkse verzamelfacturen zouden worden gefactureerd. De verschillende netwerkcontracten zijn samengevoegd tot één overkoepelend contract en worden ook middels één verzamelfactuur afgerekend. Hetzelfde geldt voor de meetcontracten.

Middels de toevoeging van locatie specifieke referenties en productomschrijvingen is in één oogopslag te zien om welke school en aansluiting het gaat. Het feit dat alle facturen nu digitaal worden verstuurd, scheelt de administratieve afdeling de nodige verwerkingstijd.

Meterstanden

Op dit moment heeft 70% van de aansluitingen nog een ‘conventionele’ meter. Dit betekent dat jaarlijks de meterstanden moeten worden opgenomen. Wij gaan in de loop der tijd alle meters ‘verslimmen’ waardoor op termijn alle aansluitingen op afstand kunnen worden uitgelezen. Op die manier hoeven er nooit meer meterstanden te worden opgenomen en kunnen er nooit fouten worden gemaakt bij de afrekening. Voor de tussenliggende periode hebben wij een bestand opgesteld waarin precies wordt aangeven welke meters slim dan wel conventioneel zijn inclusief bijbehorende meternummers. Hierdoor vergemakkelijken we de opname in december.

Alle slimme meters kunnen via één onlineportaal worden ingezien. Op die manier heeft men constant inzicht in het verbruik en eventuele afwijkingen direct constateren.

 

Wilt u weten of wij uw specifieke administratieve wensen voor uw schoolgemeenschap kunnen verwerken? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op:

bel 030-3031714 of stuur een mail naar: [email protected].

 

Deel dit artikel
Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *